契約更新の稟議書の書き方

現契約と更新案を並べる

対象サービス、契約期間、費用、利用範囲を整理し、更新で変わる点を示します。金額だけでなく、対象人数や提供内容が同じかも確認しましょう。更新条件が未提示なら「現行と同額」とは書かず、未確認とします。

契約満了日、社内の判断期限、相手方への通知期限は役割が異なります。分かっている日付だけを、その役割とともに記載してください。

利用実績と効果を分ける

利用人数・頻度・対象業務など、確認できる実績を整理します。利用していることと、効果が測定できていることは別です。使っていない機能や利用が少ない範囲があれば、縮小更新の判断材料になります。利用実績が未集計なら、その点も明示してください。

更新・非更新・切替のリスクを見る

• 更新：不要な範囲を継続する負担や、値上げなどの条件変更。
• 非更新：止まる業務、データの取り出し、代替手段の有無。
• 切替：移行期間、教育や設定の手間、併用費用の可能性。

これらは案件ごとの検討点です。自動更新、通知期限、解約条件などは実際の契約資料で確認し、このガイドから一律のルールを当てはめないでください。

未解決事項と今回の判断を結び付ける

価格やサービス範囲が未確定なら、更新そのものの承認を求めるのか、条件確認を進める方針を求めるのかを分けます。未解決の条件を脚注だけに押し込まず、判断に関係する位置へ置くと読み違いを減らせます。

コピーして整える例文

架空の契約更新検討例です。現行費用と更新見込みを区別しています。

件名：社内資料検索サービスの契約更新検討
現契約：総務部で利用しています。現行費用は年額税込60万円です。
利用状況：資料検索に利用しています。利用頻度と効果は未集計です。
更新条件：次期費用は年額税込66万円の見込みです。正式見積、利用範囲の変更有無は確認中です。
提案：更新案を検討します。現時点では条件確認を進める方針の判断をお願いします。
代替案：利用範囲を縮小する案と、別サービスへの切替も比較対象です。
リスク：非更新の場合、現在の検索機能は利用できなくなる見込みです。データの取り出し方法と移行期間は未確認です。
未解決事項：契約満了日、通知期限、更新手続きの条件は契約資料で確認中です。