稟議書の書き方：基本構成と例文

1．今回の判断と範囲を一文にする

何を承認してほしいのか、誰・どこを対象にするのかを先に書きます。調査の実施、試行導入、本契約、追加購入を混同しないようにします。件名も「導入について」より「営業部向けツールの試行導入」のように、対象と行為が分かる形にすると読みやすくなります。

2．手元の事実と未確定事項を分ける

見積、利用記録、現場の状況など、既にある材料を集めます。分からないものは別に置き、数値や理由を作って穴埋めしないでください。関係者の希望と決定事項、提案者の予測と測定済みの事実も分けます。

3．基本構成に沿って下書きする

以下は整理用のひな形です。すべての稟議に全項目が必要なわけではありません。実際の判断に不要な項目は外し、社内様式に移して使ってください。かっこ内は記入の案内であり、事実として提出する文章ではありません。

件名：（今回判断してほしいこと）
背景：（現在の状況・課題）
目的：（解決したいこと）
提案内容：（対象・数量・範囲。今回の対象外も必要に応じて）
費用：（初期／継続、単位・期間・税の扱い。見込みは見込みと記載）
期待する効果：（根拠のある効果。未測定ならその旨）
リスク・懸念：（残る懸念と、決まっている対応）
代替案：（現状維持などとの比較）
実施条件・スケジュール：（決定済みの条件と予定。未定は未定のまま）

4．短い例文で、確定と見込みを分ける

以下は架空の例です。金額や予定をそのまま流用せず、実際に確認できている内容へ置き換えてください。

件名：第3会議室モニター更新の検討
背景：接続不良が発生しています。原因は未特定です。
目的：会議開始時の接続トラブルを減らすことです。
提案：モニター1台の更新案について、機種選定を進める方針の判断をお願いします。発注は今回の対象外です。
費用：本体は税込8万円の見込みです。正式見積と設置費は確認中です。
効果：接続トラブルの減少を期待していますが、削減時間は未測定です。
懸念・代替案：配線に原因がある可能性も残ります。既存機器の修理も比較対象です。
条件・予定：発注条件と設置日は未定です。

5．比較条件をそろえ、最後に短くする

費用は同じ期間、効果は同じ対象で比較できるかを見直します。その後で重複を減らし、長い一文を分けます。「見込み」「未確認」「両方を満たす場合」「今回の対象外」といった判断に関わる言葉は、短くするために消さないでください。

• 背景と提案内容が混ざっていないか。
• 冒頭と末尾で承認の範囲が変わっていないか。
• 例文の数字や担当者を、根拠なく残していないか。