外注・業務委託の稟議書の書き方

内製が難しい理由を整理する

不足しているのは時間、人員、特定の知識のどれかを整理します。繁忙が一時的なのか、継続的な対応が必要なのかでも提案は変わります。「社内ではできない」と一括りにせず、対応できる範囲も書くと、外注範囲を絞りやすくなります。

作業範囲・成果物・役割を分ける

依頼する作業、受け取る成果物、社内で確認する内容を区別します。修正対応の回数や納期などがまだ協議中なら、確定しているように書かないでください。

• 今回委託する作業と、委託しない作業。
• 成果物の内容・形式と、確認方法の合意状況。
• 委託先が担当することと、社内に残る判断・作業。
• 未合意の条件や、費用が変わり得る範囲。

これは説明を整理する観点であり、一律の契約要件ではありません。個別の契約条件は、案件に応じて社内の担当部門と確認してください。

費用・効果・リスク・代替案を並べる

委託費と社内の確認工数を分け、外注しても残る負担を見せます。追加作業の料金が未確認なら、総額が確定したように扱わないでください。

期待する効果は、専門作業を任せることや社内作業を減らすことなど、根拠のある範囲で説明します。品質のばらつき、引継ぎ、情報の取り扱い、委託先への依存も検討点です。範囲縮小、時期変更、一部内製との比較もできます。

コピーして整える例文

架空の制作業務の例です。委託先と未合意の条件は、そのまま未合意と記載しています。

件名：製品説明資料の図版制作委託案
背景：社内では原稿を作成できますが、図版制作に必要な時間の確保が難しい状況です。
目的：図版制作を外部へ依頼し、資料作成を進めたいと考えています。
範囲・成果物：既存原稿に基づく図版10点を想定しています。原稿の事実確認と公開判断は社内に残します。
費用：委託費は税込20万円の見込みです。正式見積と追加修正費は確認中です。
期待する効果：社内の図版制作負担の軽減を期待しています。削減時間は未測定です。
懸念・条件：成果物の形式、修正範囲、納期、情報の取り扱いは未合意です。社内確認の担当は未定です。
代替案：図版数を減らして内製する案も比較対象です。