基本

稟議書作成入門

稟議書は、提案を立派に見せるためではなく、何を判断してほしいかを伝えるための文書です。読み手が迷うところから、順番に整理してみましょう。

稟議書とは：判断を共有する文書

稟議書は、購入や契約などの提案について、組織内で確認・承認を得るために使われる文書です。何を、なぜ、どの範囲で実施したいのかを、読む人が判断できる形にまとめます。

書式や決裁の順序は組織によって異なります。まず社内の様式と対象金額・案件に合う手続きを確認し、このガイドは説明内容を整理する補助として使ってください。項目を多く埋めること自体が目的ではありません。

直属の上司だけでなく、経理、情報システム、最終決裁者など、案件に応じた人が読むことがあります。現場の事情を知らない人にも伝わるよう、略語や前提は初出で短く説明します。

検討を始める承認と、発注する承認は同じではありません。対象・数量・期間・金額の範囲を、分かっているところまで冒頭に置くと、後の説明を読みやすくできます。

例えば「会議室の改善について」だけでは判断対象が広すぎます。「第3会議室のモニター1台の更新を申請します。正式見積は確認中のため、今回は機種選定の方針について判断をお願いします」のように、現時点で求める判断を区別します。実際に発注を求める場合は、その範囲に合わせて書き直してください。

背景は現在起きていること、目的は解決したいこと、提案はそのために行いたいことです。混ぜて書くと、購入そのものが目的に見えてしまいます。

背景：会議室モニターで接続不良が起きています。発生頻度は未集計です。
目的：会議開始時の接続トラブルを減らしたいと考えています。
提案：モニター1台の更新を検討します。原因が配線にある可能性も残っています。

初期費用と継続費用、税込・税別、月額・年額を分けます。比較する案では、期間や対象人数などの条件をそろえましょう。導入費だけでなく、分かっている運用費や解約費も別に示すと比較しやすくなります。

効果は、測定済みの実績と期待を区別します。「作業が減るはず」を、根拠なしに削減率や金額へ置き換えないでください。削減時間を見積もる場合も、対象業務、計測期間、計算方法を添え、見込みであることを残します。

提案の良い点だけでは、読み手は比較できません。移行の手間、運用負担、利用が定着しない可能性など、判断に関係する懸念を挙げます。対策が決まっていないなら、決まっているように書く必要はありません。

現状維持、修理、範囲を絞った試行など、現実的な代替案を比較します。やらない場合の影響は、確認できた事実と起こり得ることに分けます。「今すぐ導入しないと必ず損失が出る」といった根拠のない断定は避けましょう。

不明な金額や日付を、文書の見栄えのために補ってはいけません。「不明」「見込み」「確認中」をそのまま残し、その状態で何を判断できるかを説明します。確認担当や期日も、決まっている場合だけ記載します。

「月額10万円の見込み。正式見積は確認中」と「月額10万円」は別の情報です。また、「条件Aと条件Bの両方を満たす場合」と「どちらかを満たす場合」では実施範囲が変わります。短くする際も、確度や条件を削らないことが大切です。